Il 7 agosto scorso sono state pubblicate sulla G.U. le nuove specifiche tecniche del processo telematico, cioè le direttive operative previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della giustizia del 21 febbraio 2011 n. 44, concernente “le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24“.
In precedenza le regole operative del processo telematico, erano stabilite dalle specifiche tecniche del 18/7/2011, poi sostituite nel 16/4/2014.
Facciamo un breve ripasso delle precedenti specifiche, partendo dalle più antiche, anche per comprendere come si è evoluto sotto il profilo tecnologico, il processo telematico italiano.
Le specifiche tecniche del 2011
Il provvedimento veniva pubblicato per estratto sulla Gazzetta Ufficiale n. 175 del 29-7-2011 e in forma integrale sul sito internet istituzionale del Ministero della giustizia all’indirizzo http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp?previsiousPage=mg_1_8&contentId=SDC656178
In quelle specifiche, per la prima volta, si stabiliva (art. 12) il formato dell’atto processuale telematico, che sappiamo essere:
a) in PDF;
b) privo di elementi attivi;
c) ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
d) sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna (all’epoca era solo il Cades – .p7m);
e) corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5 (è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata).
Nel successivo art. 13, venivano elencati i formati di file ammessi nel PCT e cioè: pdf, odf, rtf e txt (formati di testo); jpg, gif e tiff (formati immagine); xml (formato ipertestuale); zip, rar e arj (formati compressi).
Le specifiche tecniche del 16 aprile 2014
Il 16 aprile 2014 venivano alla luce le nuove specifiche tecniche che dalla data di entrata in vigore (15 maggio 2014) hanno sostituito le precedenti del 18 luglio 2011. Ancora oggi sono in vigore (e lo saranno fino al 30/9/24).
Le modifiche più rilevanti introdotte sono:
1) L’IMPLEMENTAZIONE DEI FORMATI DI FIRMA (art. 12)
Oltre al CAdES-BES già consentito dalle specifiche del 2011, viene introdotta la firma pAdES.
2) L’IMPLEMENTAZIONE DEI FORMATI DEI DOCUMENTI ALLEGABILI
Le nuove specifiche hanno eliminato il formato ODF (per l’intervenuto fallimento del progetto Open Office) aggiungendo i file .MSG e .EML che consentono il deposito di email e prove di notifica elettronica a mezzo PEC (clicca qui per visualizzare la precedente guida sui formati di file ammissibili).
Le nuove specifiche tecniche in vigore dal 30 settembre 2024
Nel mese di agosto sono state, infine, pubblicate le nuove specifiche tecniche che, rispetto alle precedenti, oltre ad adeguare il processo telematico alle nuove tecnologie, soddisfano l’esigenza di consentire la produzione telematica immediata di audio e video. Ecco le novità più rilevanti:
NUOVI FORMATI AUDIO E VIDEO (art. 16)
E’ finalmente possibile depositare buste telematiche contenenti file video e precisamente i formati MPEG2, MPEG4 e AVI, cioè le estensioni .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg e .avi. In passato era possibile pubblicare video solo utilizzando i formati ammessi .gif (che consentiva brevi animazioni di immagini a bassa qualità) e .tiff (utilizzabile soprattutto per sequenze di immagini testuali, non animate).
Inoltre, sarà possibile depositare anche file audio, purché nei seguenti formati:
– MP3 (.mp3) cioè Moving Audio Layer III, file audio compresso da un algoritmo in grado di ridurre drasticamente la quantità di dati richiesti per memorizzare un suono, mantenendo comunque una riproduzione accettabilmente fedele al file originale non compresso. E’ un ottimo formato per comprimere in file molto piccoli, informazioni audio anche molto complesse.
– FLAC (.flac) ossia Free Lossless Audio Codec. Il formato è free, cioè gratuito e non coperto da brevetti, ed i file generati sono privi di perdita di informazioni audio, ergo, sono di qualità superiore in quanto identici all’originale da cui sono stati estratti.
– audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif): si tratta di formati audio proprietari (es. wav Microsoft – aiff Apple) contenenti audio ‘grezzo’ di grandi dimensioni, con qualità più elevata, poichè privi di compressione.
NUOVI FORMATI IMMAGINE E IPERTESTO (art. 16)
E’ consentito depositare un nuovo formato immagine, ovvero il DICOM (estensione .dcm) con il quale di solito vengono rappresentate graficamente radiografie e gli esiti di esami strumentali medici. E’ possibile anche depositare ipertesti sotto forma di HTML ( estensioni .html . htm) utili per depositare pagine web o pagine contenenti immagini, foto, testo ed altri elementi richiamabili con hyperlinks.
AUMENTA LA DIMENSIONE DELLA BUSTA (art. 17 comma IV).
Anche in considerazione dei nuovi formati allegabili (audio e video che sono notoriamente di grandi dimensioni) è possibile depositare buste telematiche di grandezza superiore ai 30 Mb (fino a 60 Mb)
DIVERSA GESTIONE DEGLI ERRORI BLOCCANTI (art. 17 commi VIII e segg).
Cambia la gestione degli errori di deposito (qui c’è l’elenco di tutti i codici errore PCT – > https://www.iapicca.com/2015/05/17/tutte-le-tipologie-di-errori-riscontrabili-con-il-deposito-telematico-pct/). Le possibili anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica sono codificate secondo le seguenti tipologie:
a) WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto);
b) ERROR: anomalia bloccante che si verifica in tutti i casi nei quali è necessario un intervento della cancelleria al fine di consentire l’accettazione dell’atto;
c) FATAL: anomalia bloccante, eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione).
A seguito dell’invio dell’atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica e alla accettazione automatica del deposito degli atti inviati, salvi i casi di anomalia ovvero quelli in cui è necessario l’intervento degli operatori di cancelleria.
In caso di anomalia bloccante (FATAL) il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione del rifiuto dell’accettazione dell’atto. In caso di accettazione dell’atto, anche dopo l’intervento degli operatori di cancelleria, il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione dell’avvenuto deposito dell’atto, con effetto a decorrere dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68. La busta telematica è conservata nel sistema documentale di cui all’articolo 14, comma 2 (ovverosia nel sistema di gestione del fascicolo telematico).
INVIO DEGLI ATTI DA NOTIFICARE ALL’U.N.E.P. (art. 23)
E’ finalmente possibile inviare agli Uffici N.E.P. le richieste telematiche di notificazione, anche per gli atti di esecuzione forzata (pignoramento). Ai fini della notificazione per via telematica, il sistema informatico dell’UNEP recupera l’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario prelevandolo dai registri ufficiali (se vuoi sapere quali sono i registri ufficiali PEC clicca qui –>> https://www.iapicca.com/2016/06/19/pec-dove-e-come-cercare-gli-indirizzi-ufficiali-per-le-notifiche/
Il sistema informatico dell’UNEP, eseguita la notificazione, trasmette – per via telematica a chi ha richiesto il servizio – il documento informatico con la relazione di notificazione sottoscritta mediante firma digitale o firma elettronica qualificata e congiunta all’atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata.
RICHIESTA DI COPIE ATTI E DOCUMENTI DA PARTE DI SOGGETTI ESTERNI NON ABILITATI (art. 24)
Il portale dei servizi telematici ed i vari punti di accesso, sarà dotato di servizio sincrono attraverso il quale individuare i documenti di cui richiedere copia e, in seguito al perfezionamento del pagamento, inoltrare la richiesta effettiva della copia stessa. E’ possibile chiedere sia copie autentiche che esecutive, sia in formato analogico che digitale.
PRECISAZIONE SULLE NOTIFICAZIONI ELETRONICHE ESEGUITE DAGLI AVVOCATI (art. 26)
E’ possibile notificare solo atti in formato PDF, non contenenti macro ed elementi attivi. La firma digitale ammessa è indifferentemente sia la Pades che la Cades. La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario delle ricevute previste dall’articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53, nonché della copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della medesima legge, è effettuata inserendo l’atto notificato all’interno della busta telematica di cui all’articolo 17 e, come allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione.
ATTENZIONE: i dati identificativi relativi alle ricevute sono inseriti anche nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 15, comma 1, lettera f (quindi sarà opportuno caricare le ricevute PEC usando l’apposita voce del menu a tendina del redattore, perché solo in questo modo i dati delle ricevute PEC vengono inserite nel file DatiAtto.xml – v. immagine che segue).
ATTESTAZIONI DI CONFORMITA’ (art. 27)
Le specifiche tecniche precisano anche le modalità per attestare la conformità di copie di atti. Vediamole in breve:
1) Attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato: quando si deve procedere ad attestare, su un documento separato, la conformità di una copia informatica, anche per scansione, la relativa dichiarazione è inserita in un PDF che contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file, da sottoscrivere digitalmente a cura dell’autore della dichiarazione.
Es. Io sottoscritto avv. X Y, c.f. ____________________, attesto, ai sensi delle vigenti leggi, che il documento denominato xxxxx.pdf contenente l’atto introduttivo del giudizio n. 1234/2024 RGAC Trib di Roma, è conforme all’originale in possesso del difensore (ovvero all’originale prelevato dal relativo fascicolo telematico di cancelleria) da cui è stato estratto.
Data e Firma (pades o cades)
2) Attestazione di copia informatica destinata ad essere depositata in giudizio: il documento informatico contenente l’attestazione è inserito, come allegato, nella busta telematica; i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, nonché del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml (quindi conviene caricarlo nel redattore scegliendo dal menu a tendina la voce ‘attestazione di conformità’ – v. figura che segue).
3) Attestazione di copia informatica destinata ad essere notificata ai sensi dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53: la dichiarazione contenente la sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file (v. sopra al punto 1), vengono inseriti nella relazione di notificazione, poi sottoscritta digitalmente (cades o pades).
4) Attestazione per copia informatica destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata: l’attestazione di cui al primo comma (v. sopra al punto 1) è inserita come allegato (pdf con firma cades o pades) al messaggio di posta elettronica certificata da spedire.
E) Per tutte le altre ipotesi: l’attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF, con evidenza dell’impronta e del riferimento temporale di cui ai capitoli 2.2, comma quarto e 2.3, comma sesto delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2021“. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata (pades o cades). L’impronta del documento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto. L’attestazione, ovviamente, può anche riferirsi a più documenti informatici.
I formati di file ammissibili nel PCT dopo il 30/9/2024
Riepilogando, quindi, queste sono tutte le estensioni che è possibile caricare sul PCT dal 30 settembre 2024 in poi:
FORMATI DI TESTO
a) .pdf
b) .rtf
c) .txt
FORMATI DI IMMAGINE
d) .jpg
e) .gif
f) .tiff
g) .dcom
FORMATO IPERTESTUALE
h) .xml
i) .htm – .html
FORMATI VIDEO
l) .mp4
m) .m4v
n) .mov
o) .mpg .mpeg
p) .avi
FORMATI AUDIO
q) mp3, .flac, .raw, .wav, .aiff, .aif
r) .flac
s) .raw
t) .wav
u) .aiff – .aif
FORMATI POSTA ELETTRONICA
v) .eml
w) .msg
FORMATO COMPRESSO
x) .zip
y) .rar
z) .arj
N.B. La trasmissione del file compresso è ammissibile purché al suo interno siano contenuti file con le estensioni di cui sopra.
