Come notificare un atto di citazione a mezzo PEC
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PREMESSA
In questo tutorial vedremo come notificare un atto di citazione a mezzo PEC.
Come notificare un atto di citazione a mezzo PEC
La notificazione a mezzo PEC
Il D.M. n. 44 del 21 febbraio 2011 (Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione), è stato tra i primi atti normativi ad aver introdotto la facoltà per gli avvocati di eseguire le notificazioni di atti giudiziari tramite messaggio di posta elettronica certificata (PEC).
Successivamente la legge n. 183 del 12 novembre 2011, modificando la L. n. 53/1994 (Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali) ha definitivamente disciplinato questa facoltà, prima riservata ai soli avvocati autorizzati dal COA di appartenenza alle notifiche in proprio, e successivamente estesa anche agli avvocati non autorizzati (sancita con l’abrogazione del comma 3 bis dell’art. 3 della L. 53/94 ad opera del DL 179/12 – conv. L. 221/12 – art. 16 quater).
Importantissimo, poi, è l’art. 3 bis della L. 53/94, perché precisa tutte le regole da rispettare nella notifica elettronica, in particolare stabilendo:
1) che la notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all’indirizzo risultante da pubblici elenchi e ed utilizzando esclusivamente un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi (comma 1). Per un approfondimento sui pubblici elenchi PEC, basta consultare questo articolo: https://www.iapicca.com/2016/06/19/pec-dove-e-come-cercare-gli-indirizzi-ufficiali-per-le-notifiche/
2) che è possibile notificare anche un documento in origine non informatico, cioè analogico (ossia in originale cartaceo), previa attestazione di conformità (comma 2);
3) che la notifica si perfeziona, per il notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione mentre per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (comma 3);
4) che il messaggio deve avere il seguente oggetto: «notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994»;
5) che la relazione di notificazione deve essere redatta su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata, contenente alcune precise indicazioni (v. infra).
Come notificare un atto di citazione a mezzo PEC
La notifica dell’atto introduttivo
Nella pratica, per notificare telematicamente o per PEC l’atto introduttivo è opportuno:
1) predisporre l’atto di citazione in formato nativo
Bisogna trasformare, cioè, il testo della citazione, così come compilato sul programma di videoscrittura (da word, openoffice, ecc) direttamente in pdf (che è uno dei formati ammissibili dal PCT – per approfondimenti sui formati di file ammissibili nel PCT vedi —> https://www.iapicca.com/2017/10/28/formati-di-file-ammissibili-nel-pct/).
Dal programma Word, per esempio, selezionare FILE, poi SALVA CON NOME ed infine dal menu a tendina contenente tutti i formati di salvataggio, selezionare .pdf (v. immagine che segue).
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Esistono anche altri modi di trasformare il file .doc in .PDF, ad esempio usando uno strumento on line che in questa guida (https://www.iapicca.com/2017/08/11/come-comprimere-un-pdf-troppo-grande/) è stato descritto come utile per ‘comprimere’ i PDF ma che all’occorrenza serve anche per trasformare/convertire qualsiasi file in PDF (https://smallpdf.com/pdf-converter)
Per rendere il vostro atto ‘ineccepibile’ sotto ogni punto di vista, vi consiglio di inserire in calce alla citazione anche l’indice degli atti da produrre (come previsto nella maggior parte dei protocolli PCT di tribunale), in modo da specificare subito, se la busta supera i 30mb, quali file sono compresi nella prima iscrizione e quali, invece, trasmetterete con il secondo deposito.
Se volete sapere come spedire buste telematiche di capienza superiore a 30 MB, basta seguire questo tutorial -> https://www.iapicca.com/2015/01/06/come-depositare-telematicamente-atti-processuali-eccedenti-i-30-mega-guida-pratica/
Per assicurarsi che il formato PDF sia di tipo PDF-A, nella finestra di salvataggio, selezionare OPZIONI e poi, in OPZIONI PDF, spuntare la casella ‘Conforme a PDA/A’ (v. sotto).
Infine, acquisite per scansione la procura alle liti che si intenderà apposta in calce alla citazione da notificare anche se redatta su documento separato. Ed infatti, secondo l’art. 83 comma III cpc ‘La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia‘. Tanto è stabilito anche dall’art. 18 comma V del Dm 44/2011 secondo cui ‘La procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando e’ rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto e’ notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti e’ rilasciata su foglio separato del quale e’ estratta copia informatica, anche per immagine‘.
2) predisporre la relata di notifica.
Il file dovrà essere creato sempre in modo ‘nativo’ (cioè .doc trasformato direttamente in .pdf).
La relata dovrà contenere tutti i requisiti di cui all’art. 3 bis comma V L. 53/94, cioè:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
b) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
d) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
e) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
f) l’attestazione di conformità di cui al comma 2.
g) per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo.
Il documento così formato dovrà essere firmato digitalmente e allegato al messaggio PEC di notifica.
Di seguito troverete un esempio di relata per atto di citazione e procura (con i riferimenti normativi tra parentesi).
Io sottoscritto avv. Michele Iapicca c.f. PCCMHL74P19H006P (estremi del difensore ai sensi della lettera a) comma V art. 3bis L. 53/94), all’uopo autorizzato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Cosenza a sensi della legge 21/01/1994 n. 53, con delibera n. 22/2011 del 30/11/2011 (autorizzazione non più necessaria per intervenuta abrogazione del comma 3bis dell’art. 3 L. 53/94), mediante l’indirizzo di posta elettronica certificata avv.micheleiapicca@pec.iapicca.com regolarmente iscritto nel Reginde (cioè da un indirizzo valido ex art. 3bis comma I, L. 53/94), nella qualità di difensore della Mevia S.r.l. in persona del legale rapp.te p.t. sig. Caio Sempronio c.f. 0234567899 (estremi parte assistita ex lettera c) comma V art. 3bis L. 53/94), in forza di procura alle liti apposta su documento separato da intendersi in calce all’atto di citazione (come stabilito dall’art. 83 comma 3 cpc)
OVVERO in caso di notifica in corso di causa – in forza di procura alle liti apposta margine della comparsa di costituzione nel giudizio n. 4610/17 RGAC Tribunale di Roma, Giudice dott. A. Cesare (indicazione necessaria solo per le notifiche in corso di causa comma VI art. 3bis L. 53/94)
in formato pdf e p7m a firma digitale, l’allegato atto giudiziario consistente in:
– attodicitazionemeviasrl.pdf.p7m contenente l’atto di citazione redatto nell’interesse dalla Mevia S.r.l in formato nativo
– procura.pdf.p7m contenente la scansione della procura alle liti apposta su documento separato
– Giulio Cesare Augusto S.a.s. PIVA 0123456789 in persona del lrpt Giulio Cesare Augusto, nato a Roma il 01/01/74, C.F GSTGCS74A01A001L (estremi destinatario ex lettera d) comma V art. 3 bis L. 53/94), con sede in Roma alla via Cassia 123, PEC giuliocesareaugustosas@pec.it (indicazione PEC destinatario ex lettera e) comma V art. 3 bis L. 53/94)
l’atto sopra indicato al detto indirizzo di posta elettronica certificata reperito dal Registro Imprese (indicazione dell’elenco dal quale l’indirizzo del destinatario è stato prelevato ex lettera f) comma V art. 3bis L. 53/94)
(autocertificazione prevista dal comma II art. 3bis L. 53/94) ad ogni effetto di Legge (art. 23 CAD), che il primo file è originale informatico predisposto dal difensore in formato nativo, mentre il secondo è la scansione/digitalizzazione di documento in origine analogico/cartaceo.
La presente relazione di notifica, così come i file trasmessi, viene riprodotta anche in forma digitale, sottoscritta digitalmente dall’avv. Michele Iapicca nato a Pratola Serra (AV) il 19/9/74 con studio in Cosenza alla via Ernesto Fagiani 15/B, PEC avv.micheleiapicca@pec.iapicca.com ove elegge domicilio digitale, con il nome di relatadinotifica.pdf.p7m, nonché notificata a mezzo PEC contestualmente al file sopra elencato (precisazione necessaria secondo il comma V dell’art. 3bis della L. 53/94).
Cosenza, 02/02/18
F.to digitalmente avv. Michele Iapicca
3) firmare digitalmente tutti i file.
E’ possibile usare il programma DIKE (scaricabile qui: https://www.firma.infocert.it/installazione/software.php), oppure il software presente nel dispositivo di firma.
I formati di firma ammessi sono sia CAdES (firma che crea file con estensione .p7m) che PAdES-BES (firma che lascia inalterato il formato .pdf) ai sensi del Provv. DGSIA 16/4/2014 che, appunto, all’art. 12 comma II stabilisce ‘La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CAdES-BES‘.
Se usate ArubaKey, potrete, ad esempio, trascinare i pdf da firmare sulla casella FIRMA del rettangolo che apparirà sul vostro schermo dopo avere inserito la chiavetta (autorun).
Infine, digitate il PIN, selezionate il formato di firma che volete usare e cliccate su Avanti per firmare digitalmente i file.
4) predisporre il messaggio PEC della notifica
A questo punto non ci resta che predisporre il messaggio PEC contenente i file da notificare. Vi consiglio, prima di allegare i file firmati digitalmente al messaggio di posta elettronica, di rileggere attentamente tutti i documenti sottoscritti.
Se usate un gestore di posta (ma le istruzioni sono pressoché identiche anche se utilizzate la webmail) dovrete anzitutto selezionare NUOVO MESSAGGIO.
Nella finestra che si aprirà è necessario:
a) nel campo OGGETTO del messaggio, scrivere: ‘Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994’ come stabilito a pena di nullità dall’art. 3 bis comma IV L. 53/94.;
b) allegare tutti i messaggi firmati digitalmente (atto di citazione e procura);
c) inserire la PEC del destinatario.
Poi, al fine di far comprendere l’importanza e la gravità del messaggio PEC al destinatario della notifica, vi consiglio (ma non è obbligatorio, né imposto da norme) di ‘incollare’ nel corpo del messaggio il testo del file che contiene la relata di notifica.
A questo punto non resta che cliccare su INVIA, attendere la spedizione del messaggio e la ricezione dei due messaggi di accettazione e consegna della PEC.
Ai sensi del comma III art. 3bis L. 53/94, la notifica si perfeziona, per il notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione, mentre per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.
Se, invece, il gestore di posta vi restituisce un messaggio di ERRORE o NON ACCETTAZIONE, allora il destinatario della notifica ha una PEC scaduta, non valida o piena; pertanto dovrete desistere dalla notifica elettronica e tentare quella tradizionale.
5) estrarre i messaggi di accettazione e consegna
E’ necessario salvare i messaggi di accettazione e consegna della notifica a mezzo PEC come descritto in questo tutorial –>www.iapicca.com/2017/11/27/come-esportare-i-messaggi-pec-di-notifica.
I messaggi in questione avranno l’estensione .MSG oppure .EML, che ai sensi dell’art. 12 delle specifiche tecniche del 16/4/14, sono formati ammessi per gli allegati delle buste telematiche.
Conservate i file perché saranno utili al momento dell’iscrizione a ruolo (di cui ci occuperemo nel prossimo tutorial).
