Come aumentare gratis la capienza della PEC fino a 36 Terabyte (e fare contestualmente e in automatico il backup dei messaggi PEC).

Lasciare tutti i messaggi sul server di posta, specialmente per noi avvocati, è molto sicuro, ma prima o poi questo spazio si esaurirà. Dobbiamo considerare, inoltre, che la gestione della PEC, per noi avvocati, è diversa da quella della posta elettronica c.d. ordinaria: non è possibile, infatti, fare pulizia di vecchie PEC semplicemente cancellando i vecchi messaggi, perché farlo significherebbe ‘distruggere’ la prova di una spedizione o peggio di una notificazione o di una attestazione di deposito di un atto giudiziario in cancelleria.

Perché lo spazio potrebbe esaurirsi anche subito?
Serve, anzitutto una piccola premessa sul funzionamento della PEC.
Quando il mittente possessore di una casella PEC invia un messaggio ad un altro utente certificato, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio certificato (punto di accesso) che lo racchiude in una Busta di Trasporto e vi applica una firma elettronica in modo da garantirne provenienza e inalterabilità.
Successivamente il messaggio viene indirizzato al gestore PEC destinatario, che verificata la firma, provvede alla consegna al ricevente (punto di consegna).
A questo punto il gestore PEC destinatario invia una Ricevuta di Avvenuta Consegna al mittente, che può quindi essere certo che il suo messaggio è giunto a destinazione. Durante la trasmissione di un messaggio attraverso 2 caselle PEC vengono emesse 2 ricevute che hanno lo scopo di garantire e verificare il corretto funzionamento del sistema e di mantenere sempre la transazione in uno stato consistente.

In particolare:
– Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, genera una ricevuta di accettazione (la cd. PEC ACCETTAZIONE) che viene inviata al mittente; in questo modo chi invia una mail certificata sa che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso.
– Il punto di ricezione, dopo aver raccolto il messaggio di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittente; in questo modo il gestore mittente viene a conoscenza che il messaggio è stato preso in custodia da un altro gestore.
La Posta Certificata sfruttando crittografia e protocolli di sicurezza, riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce integralmente il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), mettendosi inoltre al riparo da spam, abusi e disguidi. Ritorna, quindi, sulla Vostra casella la c.d. PEC CONSEGNA che al suo interno contiene TUTTI I FILES CHE AVETE INVIATO (fatto che rende affidabile il servizio PEC perché DIMOSTRA non solo che abbiamo inviato il messaggio, ma pure tutto il suo contenuto).
In altri termini con la PEC, per fare un paragone con il precedente sistema ‘POSTALE CARTACEO’, è come se potessimo dimostrare non solo di avere spedito materialmente una busta, MA ANCHE IL SUO CONTENUTO, perché la ‘ricevuta di consegna o di ritorno’ contiene tutta la busta che abbiamo spedito.

Fatta questa doverosa premessa, ritorniamo al nostro problema.
Dovete, ad esempio, spedire una PEC contenente 10 megabytes di allegati.
Se ci fate caso, quando spedite un messaggio PEC, nella casella ‘Posta inviata’ viene conservata una copia di questo messaggio e dei relativi allegati. Quindi, inviando la PEC di cui sopra, avrete impegnato 10 mb dello spazio che il gestore di posta vi concede.
In seguito alla spedizione, considerando la premessa di cui sopra, se tutto va bene, arriveranno due PEC di ritorno:
1) la prima è la mail di ‘Accettazione’, che in effetti non ‘pesa molto’;
2) la seconda è la PEC di ‘Consegna’, contenente al suo interno la PEC che avete inviato e tutti i suoi allegati (cioè, nel nostro caso, 10 mb).
Quindi con la spedizione di una PEC di 10 Mb, avete occupato 20Mb di spazio sul vostro server di posta.

La questione diventa più grave con l’avvento del processo telematico.
Infatti, la busta compilata con il redattore, poiché contenente allegati (atto introduttivo, nota di iscrizione, procura) anche PESANTI (es. allegati del fascicolo di parte, che potranno essere anche foto e video, ecc) provocherà il veloce assorbimento di spazio sul vostro server di posta, sia in spedizione che in ricezione.
Nel caso concreto, spedendo una busta di 30 mb (limite massimo), sul vostro server occuperete spazio per 60 mb, esaurendo pian piano tutto il Gb concessovi dal vostro gestore di PEC.

Cosa succede se lo spazio si esaurisce?
Se lo spazio finisce, il vostro GESTORE DI POSTA RIFIUTA il MESSAGGIO al mittente.
Ovviamente, per noi avvocati, il fatto è di una gravita inaudita, specialmente dopo l’entrata in vigore del DL 90/14 che, come sappiamo, dopo l’articolo 16 quinquies del DL 179/12 conv. L. 221/12) ha inserito ¹ l’art. 16 sexies sul c.d. DOMICILIO DIGITALE. L’articolo in questione dispone che ‘quando la legge prevede che le notificazioni degli atti in materia civile al difensore siano eseguite, ad istanza di parte, presso la cancelleria dell’ufficio giudiziario, alla notificazione con le predette modalita’ puo’ procedersi esclusivamente quando non sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notificazione presso l’indirizzo di posta elettronica certificata, risultante dagli elenchi di cui all’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonche’ dal registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia‘.
Quindi se per colpa del destinatario (che ha la casella PEC COSI’ PIENA DA RIFIUTARE OGNI COMUNICAZIONE), il messaggio inviatoci non può giungere a destinazione, la comunicazione si perfezionerà con deposito in cancelleria.

Come fare per aumentare lo spazio?
Ci sono due metodi.
Il primo è acquistare una casella PEC più capiente, almeno con 25 Gb, ma questo servizio ha un costo, sicuramente superiore ai 10 euro + IVA di solito pagati per l’acquisto annuale di una PEC con 1 Gb di spazio.
Il secondo metodo è scaricare tutti i messaggi PEC sul vostro PC, per poi farne il backup periodicamente.

Come aumentare la capienza della PEC e fare il backup in automatico?
Tutti conoscono il CLOUD COMPUTING/STORAGE o più semplicemente CLOUD (in italiano: nuvola). In informatica questo termine inglese indica un insieme di tecnologie che permettono, tipicamente sotto forma di un servizio offerto da un provider al cliente, di memorizzare/archiviare e/o elaborare dati (tramite CPU o software) grazie all’utilizzo di risorse hardware/software distribuite e virtualizzate in Rete in un’architettura tipica client-server.
In altri termini si tratta di un vero e proprio hard disc on line, sempre disponibile, che potrete utilizzare da qualsiasi vostro dispositivo (anche da uno smartphone, usando le relative app).
In rete ci sono moltissimi di questi servizi, offerti in parte (o entro certi limiti) gratis e in parte a pagamento.
I più famosi GRATIS sono:
Qihoo 360: 36 TB (Terabite!) – espandibili a 50 TB
Tencent Cloud: 10 TB (Terabite!)
Yunio: 100 GB
Cloud Mail.ru: 100 GB
Mega: 50 GB
ADrive Personal Basic: 50 GB
Firedrive: 50 GB
Hubic: 25 GB
BitCasa Free: 20 GB
Copy: 15 GB – espandibili a 20 GB
Google Drive: 15 GB
4synch: 15 GB
Mediafire: 10 GB – espandibili a 50 GB
Box Personal Free: 10 GB
OneDrive: 7 GB – espandibili a 15 GB
Apple ICloud: 5 GB
Amazon Cloud Drive: 5 GB
IDrive: 5 GB – espandibili senza limiti
Ubuntu One Free: 5 GB
Mozy Home Free: 2 GB – espandibili senza limiti
Dropbox: 2 GB – espandibili a 18 GB
TeamDrive: 2 GB – espandibili a 10 GB

Per espandere in automatico il vostro spazio su PEC, facendo, nel medesimo tempo, un backup dello stesso e mantenere sempre la medesima casella da 10 euro (quella da 1Gb), dovete seguire queste semplici istruzioni.
Userò il più noto e comune Cloud storage service, cioè Google Drive (gratis fino a 15 Gb). Scaricheremo la posta sul PC, invece, usando Windows Live Mail (per sempre gratis).

Come installare Google Drive per PC
Google Drive, così come altri gestori di servizi in Cloud, permettono di scaricare sul vostro PC un software che ‘sincronizza’ in automatico una cartella sul PC con il vostro spazio in Cloud. In altri termini, tutto ciò che inserite in quella cartella (di solito installata di default su “C:\Users\’NomeUtente’\Google Drive”, nonché visibile direttamente da Esplora risorse) automaticamente sarà trasferito sullo spazio Google Drive (facendone, quindi, il backup).

Se non avete un account Google Drive, apritene uno, visitando il sito: https://drive.google.com. Se avete già un account di Google (es. Gmail), basta autenticarvi usando le stesse username e password che usate per accedere alla GMail.

Vi apparirà una pagina di questo tipo:

Cliccate sul link ‘Installa Drive sul tuo computer’.
Si avvierà il programma per l’installazione di Google Drive per PC, che automaticamente configurerà una cartella di sincronizzazione (di default è “C:\Users\’NomeUtente’\Google Drive”, ma che è possibile spostare anche in altra destinazione o anche su un hard drive esterno).

Dopo l’installazione, se tutto è andato bene, su Esplora risorse apparirà una schermata di questo tipo:

Tutto ciò che viene inserito in quella cartella contrassegnata dall’icona Google Drive, sarà condiviso sul Cloud di Google e visibile solo da voi utilizzando qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone) e ogni sistema operativo (IOS, Windows, Android, ecc).

Come scaricare le PEC sul PC e sincronizzarle sul Cloud
Adesso non vi resta che scaricare le PEC sul vostro PC, usando Windows Live Mail.
Le istruzioni per scaricarlo e configurare la PEC sono in questa pagina: https://www.iapicca.com/2014/06/10/come-configurare-per-la-prima-volta-sl-pct-guida-completa-anche-per-la-creazione-di-account-pec-con-windows-mail-2/ ma per completezza di seguito trascrivo nuovamente la procedura.

Anzitutto scaricate —–> Windows Live Mail (fa parte del pacchetto Essential).

Dopo l’installazione, è NECESSARIO CONFIGURARE il programma inserendo i parametri di accesso alla vostra PEC.

Avviate Windows live mail e poi fate clic sulla voce di menù “Account”

Scegliere il pulsante “Posta Elettronica”

Dalla finestra di dialogo mostrata in basso, inserire i dati dell’account:
– L’indirizzo di posta elettronica certificata da configurare (es. avv.tizio@pec.it)
– La Password scelta nel momento della creazione della casella
– Il Nome che si vuole rendere visibile alla ricezione della vostra posta (es. Avvocato Tizio)
Importante: come indicato nell’immagine che segue, mettere il segno di spunta alle due opzioni che seguono:
– Memorizza Password
– Configura manualmente impostazioni Server

Una volta inseriti tutti i dati richiesti, cliccare sul pulsante “Avanti”:
Accertarsi che tutti i parametri di Posta in entrata e uscita siano stati inseriti come indicato nell’immagine
seguente:
– Tipo di Server: POP
– Indirizzo Server di Posta in Entrata: pop3s.pec.aruba.it (nel caso di PEC fornita da Giuffré inserire pop3s.pec.giuffre.it)
– Numero della Porta del Server di posta in arrivo (POP3): 995
– Autenticazione: testo non crittografato
– Nome Utente: nomecasela@pec.nomedominio.xxx
– Indirizzo Server di Posta in Uscita: smtps.pec.aruba.it (nel caso di PEC fornita da Giuffré inserire smtps.pec.giuffre.it)
– Numero della Porta del Server di posta in uscita (SMTP): 465
– Sicurezza della connessione: SSL

Infine clic su “Avanti”
La casella di posta certificata è stata configurata con successo:
Cliccare, quindi, su “Fine”.

A questo punto verificare nel dettaglio le impostazioni dell’account.
Selezionare l’account, con il pulsante destro mouse e cliccare sulla voce “Proprietà”:

Andare sul Tab “Generale” ed assicurarsi che tutto corrisponda all’immagine:

Andare sul Tab “Server”: clic su “Impostazioni” e verificare che la configurazione di posta in Uscita, utilizzi le stesse impostazioni del Server di posta in Arrivo:

Dal Tab “Impostazioni Avanzate”, verificare il numero delle Porte e il resto della impostazioni indicate
nell’immagine seguente:

Infine, selezionare la casella

Accertarsi che il client sia in modalità Online, e poi un clic su Strumenti> Invia/Ricevi
Se dopo avere cliccato su Invia/Ricevi riuscite a scaricare la posta o non vengono visualizzati messaggi di errore, la vostra casella PEC è stata configurata correttamentee, quindi, potrete passare alla spedizione della busta.
Preciso, ancora una volta, che questa operazione di configurazione va eseguita solo una volta.

COME FARE IL BACKUP
A questo punto, non dovete fare altro che cambiare la cartella di conservazione dei messaggi PEC di Windows Live Mail, spostandola nella cartella che condividete con Google Drive. In questo modo tutti i messaggi spostati nella cartella DRIVE, saranno trasferiti su Google Drive in remoto (fino ad un massimo di 15Gb). Ad ogni modifica, in automatico (o dietro vostro impulso – v. in seguito), i nuovi files salvati nella cartella Google Drive, saranno spostati nel cloud.
Basta aprire Windows Live Mail e dal menu scegliere la voce OPZIONI -> MAIL

Cliccate sulla sottopagina IMPOSTAZIONI AVANZATE e poi sul pulsante MANUTENZIONE

Cambiate la cartella di archiviazione dei files di posta, cercando sul vostro PC la cartella di google Drive (di solito c:/Users/NomeUtente/GoogleDrive) in questo modo:

Cliccate su OK e riavviate Windows Live Mail, in modo che i messaggi di posta siano spostati nella nuova destinazione (ci vuole un po’ di tempo).

Chiudete Windows Live mail e lasciate che Google Drive (che è in esecuzione automatica) provveda a ‘sincronizzare’ tutti i files (operazione che richiede tempo, che varia a seconda del numero dei files e del loro peso). Potete seguire lo stato della sincronizzazione, guardando l’icona Google Drive che apparirà lampeggiante, nella Systray del vostro PC (icone che sono presenti vicino all’orologio, in basso a destra della barra windows). Quando l’icona smetterà di lampeggiare, la sincronizzazione sarà completata.

Ultimo consiglio.
Disattivate la sincronizzazione automatica, togliendo la spunta all’opzione ‘Avvia Google Drive automaticamente all’avvio del PC’ (v. immagine in basso).

Avviatela (cliccando sull’icona accanto all’orologio del vs pc) solo dopo che avete chiuso Windows Live Mail.

Non è difficile… ed è gratis.