Cari Avvocati, la vostra incolumità ‘digitale’ è in pericolo.
Vi siete mai chiesti quanto capiente è la vostra casella di posta certificata?
Se avete acquistato un servizio di posta elettronica certificata spendendo circa 10 euro all’anno (es. Aruba), la capienza della vostra casella PEC sarà al massimo di 1 gigabytes (cioè 1000 megabytes).
Sembra uno spazio inesauribile, ma non è così, specialmente dopo l’entrata in vigore del processo telematico e specialmente se avete l’abitudine di lasciare tutti i messaggi PEC sulla vostra casella on line (senza scaricarli sul PC).
Ovviamente la gestione della PEC, per noi avvocati, è diversa dalla posta elettronica ordinaria: non è possibile, infatti, fare pulizia di vecchie PEC semplicemente cancellando i vecchi messaggi, perché farlo significherebbe ‘distruggere’ la prova di una spedizione che, sappiamo bene, vale come una racc. a/e e, adesso, rappresenta anche la prova di deposito di un atto giudiziario.
Vi spiego perché lo spazio potrebbe esaurirsi subito.
Serve, anzitutto una piccola premessa sul funzionamento della PEC.
Quando il mittente possessore di una casella PEC invia un messaggio ad un altro utente certificato, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio certificato (punto di accesso) che lo racchiude in una Busta di Trasporto e vi applica una firma elettronica in modo da garantirne provenienza e inalterabilità.
Successivamente il messaggio viene indirizzato al gestore PEC destinatario, che verificata la firma, provvede alla consegna al ricevente (punto di consegna).
A questo punto il gestore PEC destinatario invia una Ricevuta di Avvenuta Consegna al mittente, che può quindi essere certo che il suo messaggio è giunto a destinazione. Durante la trasmissione di un messaggio attraverso 2 caselle PEC vengono emesse 2 ricevute che hanno lo scopo di garantire e verificare il corretto funzionamento del sistema e di mantenere sempre la transazione in uno stato consistente.
In particolare:
– Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, genera una ricevuta di accettazione (la cd. PEC ACCETTAZIONE) che viene inviata al mittente; in questo modo chi invia una mail certificata sa che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso.
– Il punto di ricezione, dopo aver raccolto il messaggio di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittente; in questo modo il gestore mittente viene a conoscenza che il messaggio è stato preso in custodia da un altro gestore.
La Posta Certificata sfruttando crittografia e protocolli di sicurezza, riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce integralmente il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), mettendosi inoltre al riparo da spam, abusi e disguidi. Ritorna, quindi, sulla Vostra casella la c.d. PEC CONSEGNA che al suo interno contiene TUTTI I FILES CHE AVETE INVIATO (fatto che rende affidabile il servizio PEC perché DIMOSTRA non solo che abbiamo inviato il messaggio, ma pure tutto il suo contenuto).
In altri termini con la PEC, per fare un paragone con il precedente sistema ‘POSTALE CARTACEO’, è come se potessimo dimostrare non solo di avere spedito materialmente una busta, MA ANCHE IL SUO CONTENUTO, perché la ‘ricevuta di consegna o di ritorno’ contiene tutta la busta che abbiamo spedito.
Fatta questa doverosa premessa, ritorniamo al nostro problema.
Dovete, ad esempio, spedire una PEC contenente 10 megabytes di allegati.
Se ci fate caso, quando spedite un messaggio PEC, nella casella ‘Posta inviata’ viene conservata una copia di questo messaggio e dei relativi allegati. Quindi, inviando la PEC di cui sopra, avrete impegnato 10 mb dello spazio che il gestore di posta vi concede.
In seguito alla spedizione, quindi, considerando la premessa di cui sopra, se tutto va bene, riceverete due PEC di ritorno:
1) la prima è la mail di ‘Accettazione’, che in effetti non ‘pesa molto’;
2) la seconda è la PEC di ‘Consegna’, contenente al suo interno la PEC che avete inviato e tutti i suoi allegati (cioè, nel nostro caso, 10 mb).
Quindi con la spedizione di una PEC di 10 Mb, avete occupato 20Mb di spazio sul vostro server di posta.
Cosa cambia con il processo telematico.
La questione diventa più grave con l’avvento del processo telematico.
Infatti, la busta compilata con il redattore, poiché contenente allegati (atto introduttivo, nota di iscrizione, procura) anche PESANTI (es. allegati del fascicolo di parte, che potranno essere anche foto e video, ecc) provocherà il veloce assorbimento di spazio sul vostro server di posta, sia in spedizione che in ricezione.
Nel caso concreto, spedendo una busta di 30 mb (limite massimo), sul vostro server occuperete spazio per 60 mb, esaurendo pian piano tutto il Gb concessovi dal vostro gestore di PEC.
Una casella PEC ‘normale’ di 1 Gb (cioè 1000 Mb), potrebbe bastare a malapena per 50 depositi di 10 mb cadauno (cioè 10 mega spediti nella casella ‘posta in uscita’ + 10 mega ricevuti con la PEC di CONSEGNA = 20 mb x 50 = 1000 mb = 1gb).
Ripeto: il pericolo sussiste solo per chi LASCIA I MESSAGGI DI POSTA SUL SERVER REMOTO, SENZA SCARICARLI SUL PC (opzione che merita un discorso a parte, perché chi scarica i messaggi PEC sul PC, per evitare perdite di dati, dovrebbe eseguire periodicamente operazioni di backup).
Cosa succede se lo spazio si esaurisce?
Se lo spazio finisce, il vostro GESTORE DI POSTA RIFIUTA il MESSAGGIO al mittente.
Ovviamente, per noi avvocati, il fatto è di una gravita inaudita, specialmente dopo l’entrata in vigore del DL 90/14 che, come sappiamo, dopo l’articolo 16 quinquies del DL 179/12 conv. L. 221/12) ha inserito 1 l’art. 16 sexies sul c.d. DOMICILIO DIGITALE. L’articolo in questione dispone che ‘quando la legge prevede che le notificazioni degli atti in materia civile al difensore siano eseguite, ad istanza di parte, presso la cancelleria dell’ufficio giudiziario, alla notificazione con le predette modalita’ puo’ procedersi esclusivamente quando non
sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notificazione presso l’indirizzo di posta elettronica certificata, risultante dagli elenchi di cui all’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonche’ dal registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia‘.
Quindi se per colpa del destinatario (che ha la casella PEC COSI’ PIENA DA RIFIUTARE OGNI COMUNICAZIONE), il messaggio inviatoci non può giungere a destinazione, la comunicazione si perfezionerà con deposito in cancelleria.
Ovviamente con il monitoraggio POLISWEB (che ci permette di tenere sotto controllo i fascicoli giudiziali), questa conseguenza non dovrebbe provocare molti danni… ma vi consiglio di risolvere il problema in due diversi modi:
1) pagando una casella PEC con maggiore capienza (costo di circa 25 euro/anno);
2) scaricando sul vostro PC (e cancellandoli dal server, altrimenti è inutile) tutti i messaggi PEC spediti e ricevuti (PC che dovrà essere protetto con backup, direi, giornalieri).
Nel prossimo articolo, vi spiegherò come salvare tutti i messaggio PEC sul PC ‘in cloud’, aumentando la capienza della vostra PEC, gratuitamente, fino ad un massimo di 50 Gb.
Alla prossima.
- 1. DL n. 90 del 24/6/2014 Art. 52
(Poteri di autentica dei difensori e degli ausiliari del giudice)
1. Al decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con
modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono apportate
le seguenti modificazioni:
a) all’articolo 16-bis dopo il comma 9 e’ aggiunto, in fine, il
seguente:
b) dopo l’articolo 16-quinquies e’ inserito il seguente:
ART. 16-sexies (Domicilio digitale)
1. Salvo quanto previsto dall’articolo 366 del codice di procedura
civile, quando la legge prevede che le notificazioni degli atti in
materia civile al difensore siano eseguite, ad istanza di parte,
presso la cancelleria dell’ufficio giudiziario, alla notificazione
con le predette modalita’ puo’ procedersi esclusivamente quando non
sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notificazione
presso l’indirizzo di posta elettronica certificata, risultante dagli
elenchi di cui all’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82, nonche’ dal registro generale degli indirizzi
elettronici, gestito dal ministero della giustizia.»[↩]
